LAPORAN BISNIS

 LAPORAN BISNIS

A.      Pengertian

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

a. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.

b.  Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

c. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.

d. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.

e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.

f. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi:

1.      Menurut fungsinya.

-          Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

-          Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

-          Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

2.      Menurut subyeknya

-          Suatu laporan dapat dibedakan menurut  departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

-          Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

3.      Menurut Formalitasnya.

-          Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.

-          Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

4.      Menurut keasliannya

-          Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

-          Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

-          Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

-          Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

5.      Menurut frekuensinya

-          Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan

-          Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

6.      Menurut jenisnya

-          Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

-          Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

7.      Menurut Kegiatan Projek

-          Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8.      Menurut pelaksanaan Pertemuan

-          Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

-          Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

-          Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

B.  Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis

a.    Definisikah Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan.

b.    Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan. Menentukan Ide atau Gagasan. Tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci.

c.    Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan. Mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.

d.    Menganalisis dan Menafsirkan Data.

e.    Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.

C.  Bagian pokok Laporan Bisnis

1.      Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

a.     Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

b.  Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.

c.  Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.

d. Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis

e.  Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan

f.   Metodologi : metode pengumpulan informasi

g.  Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.

h.  Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.

i.    Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan

j.    Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber  yang tersedia

k.  Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

     2. Teks/isi

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

a.  Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.

b. Kesimpulan

Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis

c.  Rekomendasi

Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.

d.      Rencana Tindakan

Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu  pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.

D.  Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.      Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

a.    Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,

b.    Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,

c.    Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.

2.      Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

a.       Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,

b.      Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,

c.       Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.